まず、読む相手によって違いが出ないように書きかたを考えることです。

内容の重要度に応じて『緊急回覧』などのラベル表示を記入すれば、内容に精通していなくても一目で重要度がわかります。
また、報告書は部下だけでなく、相手の部署に対しても内容の重要度が一目でわかるようにすることが重要です。題名、項目立て、目的、結果などに使う言葉を選んだり、要点を絞って簡潔に表記することにより、関係部署の対応も違ってくるのではないでしょうか。

次に、頼む相手はどのくらいのスキルを持った社員かを考えることです。

ベテラン社員なら『緊急回覧』と記入するだけで、必要な処置をしてもらえるでしょう。
しかし新入社員で仕事に不慣れな社員の場合は、「これは急ぎだから、関係部署分コピーして至急送ってね。」と一言付け加える必要があったのではないでしょうか。
また、中堅社員でも一人一人経験や得意分野が違うので、もし初めての仕事であれば、一言加えることが必要です。

そして、課長の正夫さんに必要なスキルとは？